Avec la réforme de la facturation électronique, les entreprises devront suivre leurs factures à travers différents statuts tout au long de leur cycle de vie.
Une facture peut être déposée, reçue, acceptée, refusée, rejetée, mise en paiement ou encore payée.
Chacun de ces statuts a une signification précise et peut avoir des conséquences sur le traitement comptable, le paiement ou les obligations déclaratives.
Pourtant, de nombreuses entreprises confondent encore certains statuts, notamment le refus et le rejet d’une facture électronique. Cette confusion peut entraîner des retards de paiement, des erreurs de traitement ou une mauvaise compréhension des nouvelles obligations liées à la réforme.
Dans ce guide complet, découvrez la signification de chaque statut, leur rôle dans le cycle de vie d’une facture électronique et les bonnes pratiques pour gérer efficacement vos factures via une plateforme agréée (PA) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
📌 À retenir
✔ Une facture électronique évolue à travers plusieurs statuts.
✔ Chaque statut correspond à une étape du traitement de la facture.
✔ Certains statuts sont générés automatiquement, d’autres nécessitent une action de l’acheteur ou du fournisseur.
✔ Comprendre ces statuts permet d’éviter les erreurs de paiement et de respecter les obligations de la réforme.
Pourquoi les statuts d’une facture électronique sont-ils importants ?
Avec la réforme de la facturation électronique, une facture ne se limite plus à un simple document envoyé par un fournisseur puis payé par son client. Elle devient un document numérique dont chaque étape est suivie, horodatée et tracée au travers de différents statuts.
Ces statuts permettent de connaître en temps réel l’avancement d’une facture : a-t-elle été transmise ? reçue ? acceptée ? refusée ? mise en paiement ? réglée ? Cette visibilité améliore les échanges entre les entreprises et contribue à réduire les litiges ainsi que les retards de paiement.
Ils jouent également un rôle essentiel dans le fonctionnement des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) et des plateformes agréées (PA), qui assurent la transmission des informations entre le fournisseur, l’acheteur et l’administration fiscale.
Les principaux statuts d’une facture électronique
Une facture électronique passe successivement par plusieurs statuts au cours de son traitement. Certains sont obligatoires dans le cadre de la réforme, tandis que d’autres dépendent des processus internes des entreprises.
Le tableau ci-dessous présente les principaux statuts que vous rencontrerez le plus fréquemment.
| Statut | Signification | Action nécessaire |
|---|---|---|
| Déposée | La facture a été transmise par le fournisseur à la plateforme. | Aucune |
| Reçue | La plateforme a bien reçu la facture. | Aucune |
| Mise à disposition | La facture est disponible pour l’acheteur. | Consulter la facture |
| En cours de traitement | La facture est en cours d’analyse ou de validation. | Vérification interne |
| Acceptée | L’acheteur valide la facture. | Paiement selon les délais prévus |
| Refusée | L’acheteur conteste la facture pour un motif commercial. | Régularisation par le fournisseur |
| Rejetée | La plateforme détecte une anomalie technique empêchant le traitement. | Correction technique |
| Mise en paiement | La facture est validée et intégrée au processus de règlement. | Aucune |
| Payée | Le règlement a été effectué. | Cycle terminé |
Bon à savoir : selon la plateforme utilisée ou les processus internes de votre entreprise, certains statuts intermédiaires peuvent varier. En revanche, les événements majeurs du cycle de vie restent identiques.
Le cycle de vie d’une facture électronique en un coup d’œil
Pour bien comprendre le rôle de chaque statut, il est utile de visualiser le parcours complet d’une facture.
- Le fournisseur émet la facture électronique.
- La facture est transmise à la plateforme agréée (PA) ou à la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
- L’acheteur reçoit la facture.
- La facture est contrôlée.
- Elle est :
- acceptée ;
- refusée pour un motif commercial ;
- ou rejetée pour une anomalie technique.
- Si elle est acceptée, elle est mise en paiement.
- Le règlement est effectué.
- Le cycle est clôturé.
La signification de chaque statut d’une facture électronique
Chaque statut correspond à une étape précise du traitement d’une facture électronique. Comprendre leur signification permet d’identifier rapidement où se situe une facture dans son cycle de vie et quelles actions doivent être réalisées par le fournisseur ou l’acheteur.
Les statuts ci-dessous sont ceux que les entreprises rencontreront le plus fréquemment lors de l’utilisation d’une plateforme agréée (PA) ou d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
1. Statut « Déposée »
Le statut « Déposée » indique que le fournisseur a transmis sa facture électronique à sa plateforme de dématérialisation. La facture a bien été envoyée, mais elle n’a pas encore été contrôlée ni mise à disposition du client.
Il s’agit de la première étape du cycle de vie d’une facture électronique.
À ce stade, le fournisseur n’a généralement plus d’action à réaliser. La plateforme procède aux premiers contrôles techniques avant de poursuivre le traitement.
Pour l’acheteur, aucune action n’est encore nécessaire puisque la facture n’est pas encore disponible.
Exemple
Une société émet une facture de 2 000 € pour une prestation de conseil.
Après son envoi via sa plateforme, la facture obtient immédiatement le statut « Déposée ».
Elle attend désormais les contrôles automatiques avant d’être transmise au client.
À retenir
✔ La facture a été envoyée.
✔ Elle n’est pas encore consultable par le client.
✔ Aucun paiement ne peut intervenir à ce stade.
2. Statut « Reçue »
Le statut « Reçue » signifie que la plateforme destinataire a bien réceptionné la facture électronique.
Ce statut confirme que la transmission s’est déroulée correctement entre les plateformes. En revanche, il ne signifie pas que la facture a déjà été vérifiée ou acceptée par l’acheteur.
Pour le fournisseur, il constitue une confirmation importante : la facture est bien arrivée à destination.
Pour l’acheteur, la facture peut désormais entrer dans son processus interne de contrôle.
Exemple
Une entreprise envoie une facture le lundi matin.
Quelques secondes plus tard, la plateforme confirme son arrivée chez le destinataire avec le statut « Reçue ».
La facture attend maintenant d’être analysée.
3. Statut « Mise à disposition »
Une facture mise à disposition est une facture que l’acheteur peut désormais consulter depuis sa plateforme.
Elle est accessible aux équipes comptables ou aux personnes chargées de sa validation.
C’est généralement à partir de ce moment que commencent les vérifications :
- conformité du montant ;
- présence des références de commande ;
- taux de TVA ;
- quantités facturées ;
- conformité avec le contrat.
Cette étape est essentielle puisqu’elle conditionne la suite du traitement.
En cas d’erreur, l’entreprise pourra décider de refuser la facture pour un motif commercial.
4. Statut « En cours de traitement »
Le statut « En cours de traitement » signifie que la facture est actuellement examinée par l’entreprise destinataire.
Selon l’organisation de celle-ci, plusieurs validations peuvent être nécessaires avant de poursuivre le processus.
Par exemple :
- validation du responsable opérationnel ;
- validation du service achats ;
- contrôle comptable ;
- rapprochement avec le bon de commande ;
- rapprochement avec le bon de livraison.
Cette étape peut durer quelques minutes comme plusieurs jours selon les procédures internes.
Bonnes pratiques
Pour limiter les retards de paiement, il est conseillé de mettre en place des circuits de validation clairs et des notifications automatiques afin que chaque intervenant soit informé rapidement lorsqu’une action est attendue.
5. Statut « Acceptée »
Le statut « Acceptée » indique que l’acheteur a validé la facture après avoir effectué les contrôles nécessaires.
À partir de ce moment, la facture poursuit normalement son cycle de traitement et pourra être intégrée au processus de paiement selon les délais prévus au contrat.
Une facture acceptée ne signifie pas forcément qu’elle a déjà été réglée. Elle confirme simplement qu’aucune anomalie commerciale n’a été détectée.
Exemple
Une facture est comparée au devis, au bon de commande et au bon de livraison.
Tous les éléments étant conformes, l’entreprise valide la facture.
Le statut devient alors « Acceptée ».
📊 Résumé des premiers statuts
| Statut | Signification | Action de l’acheteur |
|---|---|---|
| Déposée | La facture a été envoyée par le fournisseur. | Aucune |
| Reçue | La plateforme a bien réceptionné la facture. | Aucune |
| Mise à disposition | La facture est disponible pour consultation. | Vérifier son contenu |
| En cours de traitement | Les contrôles internes sont en cours. | Valider ou contester |
| Acceptée | La facture est conforme. | Paiement selon les délais |
6. Statut « Refusée »
Le statut « Refusée » signifie que l’acheteur a contesté la facture après l’avoir reçue et contrôlée. Contrairement à un rejet technique, le refus intervient lorsque la facture est bien parvenue à son destinataire mais qu’elle présente une anomalie commerciale.
Les motifs de refus peuvent être variés : montant incorrect, prestation non réalisée, quantités erronées, conditions de paiement différentes de celles prévues au contrat ou encore informations contractuelles inexactes.
Lorsque la facture est refusée, le fournisseur en est immédiatement informé via sa plateforme.
Il doit alors analyser le motif du refus, corriger l’erreur et, dans la majorité des cas, établir un avoir avant d’émettre une nouvelle facture électronique.
Exemple
Une entreprise reçoit une facture de 4 800 € HT alors que le devis signé prévoit un montant de 4 200 € HT.
Après vérification, elle refuse la facture en précisant :
« Le montant facturé ne correspond pas au devis accepté. »
Le fournisseur reçoit cette notification, émet un avoir puis transmet une nouvelle facture conforme.
Bonnes pratiques
- Vérifiez toujours le contrat ou le devis avant de refuser une facture.
- Rédigez un motif clair et précis.
- Évitez les formulations vagues comme « erreur » ou « problème ».
- Conservez les justificatifs (devis, bon de commande, bon de livraison, échanges de courriels…).
Vous souhaitez connaître les motifs autorisés, la procédure détaillée et les conséquences d’un refus ?
Consultez notre guide complet : « Refus de facture électronique ».
7. Statut « Rejetée »
Le statut « Rejetée » correspond à une situation très différente.
Ici, la facture n’est pas contestée par l’acheteur. Elle est bloquée automatiquement par la plateforme parce qu’elle présente une anomalie technique empêchant son traitement.
Parmi les causes les plus fréquentes :
- fichier XML non conforme ;
- format de facture invalide ;
- identifiant incorrect ;
- données obligatoires manquantes ;
- incohérence dans la structure des informations transmises.
Dans ce cas, la facture n’entre pas dans le processus de validation commerciale. Elle doit être corrigée puis renvoyée.
Exemple
Le fournisseur transmet une facture dont le fichier ne respecte pas le format attendu par la plateforme.
Avant même que l’acheteur puisse la consulter, celle-ci obtient le statut « Rejetée ».
Le fournisseur doit corriger l’erreur technique avant de procéder à un nouvel envoi.
Erreur fréquente
Beaucoup d’entreprises confondent refus et rejet.
Pourtant, les conséquences sont très différentes :
- le refus est décidé par l’acheteur ;
- le rejet est généré automatiquement par la plateforme.
📊 Refus ou rejet : comment les distinguer ?
| Critère | Refus | Rejet |
|---|---|---|
| Qui déclenche l’action ? | L’acheteur | La plateforme |
| Nature du problème | Commerciale | Technique |
| Facture reçue par l’acheteur ? | Oui | Non, ou traitement interrompu |
| Avoir nécessaire ? | Généralement oui | Non |
| Nouvelle facture à émettre ? | Oui | Oui, après correction technique |
8. Statut « Mise en paiement »
Une facture passe au statut « Mise en paiement » lorsqu’elle a été validée et intégrée au processus de règlement de l’entreprise.
Ce statut indique que toutes les vérifications nécessaires ont été réalisées et que la facture est désormais en attente de son paiement selon les délais convenus.
Il ne signifie pas que les fonds ont déjà été versés, mais simplement que le règlement est programmé.
Pour le fournisseur, il s’agit d’une information rassurante : la facture suit son cours normal et aucun blocage n’a été identifié.
Exemple
Une entreprise règle ses fournisseurs à 45 jours fin de mois.
Une facture acceptée le 5 avril passe au statut « Mise en paiement », puis sera effectivement payée à la date prévue par le contrat.
9. Statut « Payée »
Le statut « Payée » marque la fin du cycle de vie de la facture.
Il confirme que le règlement a bien été effectué conformément aux conditions convenues entre les parties.
Pour le fournisseur, cela signifie que la créance est éteinte.
Pour l’acheteur, la facture peut être archivée avec les autres pièces comptables.
Même après son paiement, la facture reste conservée avec l’ensemble de son historique afin de garantir la traçabilité exigée par la réglementation.
Bonnes pratiques
Une fois une facture payée :
- rapprochez le paiement de la facture correspondante ;
- vérifiez que les écritures comptables sont correctement enregistrées ;
- conservez les documents pendant la durée légale de conservation.
Existe-t-il d’autres statuts ?
Selon les plateformes de dématérialisation et les logiciels de gestion utilisés, vous pourrez rencontrer des statuts complémentaires tels que :
- En attente de validation ;
- En attente de paiement ;
- Paiement partiel ;
- Annulée ;
- Clôturée ;
- Archivée.
Ces statuts ne sont pas systématiquement présents sur toutes les plateformes. Ils correspondent souvent à des besoins internes de suivi ou à des fonctionnalités spécifiques proposées par les éditeurs.
L’important est de distinguer les statuts qui ont une portée réglementaire de ceux qui relèvent simplement de l’organisation interne de l’entreprise.
📊 Tableau récapitulatif de tous les statuts
| Statut | Qui le déclenche ? | Signification | Action suivante |
|---|---|---|---|
| Déposée | Fournisseur | Facture envoyée à la plateforme | Contrôle technique |
| Reçue | Plateforme | Transmission réussie | Mise à disposition |
| Mise à disposition | Plateforme | Facture disponible | Vérification par l’acheteur |
| En cours de traitement | Acheteur | Contrôles internes | Acceptation ou refus |
| Acceptée | Acheteur | Facture validée | Mise en paiement |
| Refusée | Acheteur | Anomalie commerciale | Avoir puis facture rectificative |
| Rejetée | Plateforme | Anomalie technique | Correction puis nouvel envoi |
| Mise en paiement | Acheteur | Paiement programmé | Règlement |
| Payée | Acheteur | Paiement effectué | Archivage |
Quels statuts doivent être transmis à l’administration fiscale ?
La réforme de la facturation électronique ne vise pas uniquement à dématérialiser les factures. Elle permet également d’améliorer le suivi des transactions entre entreprises grâce à la transmission de certaines informations de cycle de vie à l’administration fiscale.
L’objectif est double :
- renforcer la lutte contre la fraude à la TVA ;
- simplifier les obligations déclaratives des entreprises.
Toutes les informations relatives au traitement d’une facture ne sont toutefois pas transmises automatiquement. Les statuts communiqués dépendent du cadre réglementaire et des échanges réalisés par les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ou, le cas échéant, par le portail public lorsqu’il est concerné par les flux réglementaires.
En pratique, certaines étapes importantes du cycle de vie peuvent être communiquées afin de refléter l’évolution de la facture, notamment lorsqu’elle est émise, refusée, encaissée ou payée selon les cas prévus par la réglementation.
À noter : les modalités précises de transmission des données sont définies par la réglementation et les spécifications publiées par l’administration. Elles peuvent évoluer au fil des mises à jour de la réforme.
📊 Les statuts et leur rôle
| Statut | Utilité principale | Peut avoir un impact sur le suivi réglementaire ?* |
|---|---|---|
| Déposée | Début du cycle de vie | Selon les flux concernés |
| Reçue | Confirmation de réception | Selon les flux concernés |
| Acceptée | Validation par l’acheteur | Peut être utilisée dans le suivi |
| Refusée | Contestation commerciale | Oui, selon les règles applicables |
| Rejetée | Erreur technique | Principalement pour le traitement technique |
| Mise en paiement | Paiement programmé | Variable selon les processus |
| Payée | Fin du cycle de règlement | Peut alimenter le suivi de certaines opérations |
* Les informations effectivement transmises dépendent du cadre réglementaire applicable, du type d’opération et des spécifications techniques en vigueur.
📌 Bon à savoir
Toutes les entreprises n’auront pas la même visibilité sur ces informations. Les plateformes agréées et les logiciels de facturation présenteront généralement les statuts de manière claire afin de permettre aux utilisateurs de suivre facilement l’évolution de leurs factures.
Pour les équipes comptables, ces statuts constituent également un outil précieux pour identifier rapidement les factures en attente de validation, celles nécessitant une action ou celles déjà réglées.
Les erreurs les plus fréquentes dans la gestion des statuts
La réforme de la facturation électronique introduit de nouveaux processus que les entreprises devront progressivement intégrer à leur organisation.
Certaines erreurs reviennent déjà régulièrement lors des premiers déploiements ou des phases de test. Les connaître permet d’éviter des retards de paiement, des litiges avec les fournisseurs ou des difficultés de suivi.
1. Confondre un refus et un rejet
Il s’agit sans doute de l’erreur la plus fréquente.
Un refus correspond à une décision prise par l’acheteur à la suite d’un désaccord commercial.
Un rejet, en revanche, est généré automatiquement par la plateforme lorsqu’une anomalie technique empêche le traitement de la facture.
Cette distinction est essentielle car les actions correctives ne sont pas les mêmes.
2. Attendre trop longtemps avant de contrôler une facture
Certaines entreprises consultent leurs factures uniquement quelques jours avant leur échéance de paiement.
Cette pratique augmente le risque de détecter une erreur tardivement, ce qui retarde la régularisation et peut décaler le paiement.
Mettre en place un contrôle quotidien ou hebdomadaire des nouvelles factures permet de fluidifier le processus.
3. Utiliser des motifs trop imprécis
Lorsqu’une facture est refusée, le motif doit être suffisamment clair pour permettre au fournisseur de comprendre immédiatement le problème.
Des formulations telles que :
- « Erreur » ;
- « À revoir » ;
- « Non conforme » ;
sont souvent insuffisantes.
Privilégiez des explications précises, par exemple :
- « Le montant facturé ne correspond pas au devis n°2026-015. »
- « Les quantités facturées sont supérieures aux quantités livrées. »
- « Les conditions de paiement diffèrent de celles prévues au contrat. »
4. Ne pas former les équipes
Les services achats, comptables et financiers devront rapidement se familiariser avec les nouveaux statuts.
Une mauvaise compréhension du cycle de vie d’une facture peut entraîner :
- des validations incorrectes ;
- des refus injustifiés ;
- des paiements retardés ;
- des difficultés lors des rapprochements comptables.
Prévoir une formation ou une documentation interne dès la mise en place de la facturation électronique facilitera l’adoption des nouveaux processus.
5. Oublier de suivre les factures après leur validation
Une facture acceptée n’est pas forcément payée.
Il est recommandé de suivre régulièrement les statuts jusqu’au règlement effectif afin d’identifier rapidement d’éventuels blocages dans le processus de paiement.
Les plateformes proposent généralement des tableaux de bord permettant de filtrer les factures selon leur statut.
Conclusion
Les statuts d’une facture électronique constituent le fil conducteur de son cycle de vie. De son émission jusqu’à son paiement, chaque changement de statut apporte une information essentielle au fournisseur comme à l’acheteur et contribue à sécuriser les échanges entre les entreprises.
Comprendre la signification de ces statuts permet non seulement de mieux suivre le traitement des factures, mais également d’anticiper les actions à réaliser en cas d’anomalie. Savoir distinguer une facture acceptée, refusée ou rejetée, par exemple, évite de nombreuses erreurs de gestion et facilite la collaboration entre les différents services de l’entreprise.
Avec l’entrée en vigueur progressive de la réforme de la facturation électronique, la maîtrise de ces nouveaux processus deviendra un véritable enjeu opérationnel. Les entreprises qui s’y préparent dès aujourd’hui bénéficieront d’une meilleure organisation, d’une réduction des litiges et d’un suivi plus efficace de leurs flux de facturation.
Que vous soyez dirigeant, comptable, responsable administratif ou indépendant, prendre le temps de comprendre les différents statuts vous permettra d’aborder sereinement cette transition vers la facturation électronique.
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FAQ – Les statuts d'une facture électronique
Quels sont les statuts d'une facture électronique ?
Une facture électronique évolue au travers de plusieurs statuts tout au long de son cycle de vie. Les principaux sont : Déposée, Reçue, Mise à disposition, En cours de traitement, Acceptée, Refusée, Rejetée, Mise en paiement et Payée. Certains logiciels peuvent également afficher des statuts complémentaires selon leurs fonctionnalités.
Pourquoi les statuts d'une facture électronique sont-ils importants ?
Les statuts permettent de suivre précisément l’avancement d’une facture, depuis son émission jusqu’à son paiement. Ils améliorent la traçabilité des échanges, réduisent les risques d’erreur et facilitent la gestion comptable ainsi que le respect des obligations liées à la réforme de la facturation électronique.
Quelle différence entre une facture acceptée et une facture payée ?
Une facture acceptée a été validée par l’acheteur après contrôle. Elle est conforme et peut poursuivre son cycle de traitement.
Une facture payée correspond à une facture dont le règlement a effectivement été réalisé. Entre ces deux étapes, la facture passe généralement par le statut Mise en paiement.
Quelle différence entre une facture refusée et une facture rejetée ?
Le refus est une décision prise par l’acheteur lorsqu’il constate une erreur commerciale (montant, quantité, prestation, conditions contractuelles…).
Le rejet est généré automatiquement par la plateforme lorsqu’une erreur technique empêche le traitement de la facture.
Une facture peut-elle changer plusieurs fois de statut ?
Oui. Une facture évolue progressivement tout au long de son cycle de vie. Elle peut par exemple passer successivement des statuts Déposée, Reçue, Mise à disposition, En cours de traitement, Acceptée, Mise en paiement puis Payée.
Tous les logiciels utilisent-ils les mêmes statuts ?
Les principaux statuts sont définis par le cadre de la réforme de la facturation électronique. Toutefois, certains éditeurs de logiciels ajoutent des statuts intermédiaires pour faciliter le suivi interne des factures.
Qui met à jour les statuts d'une facture électronique ?
Selon les étapes du processus, les statuts peuvent être mis à jour :
- automatiquement par la plateforme ;
- par le fournisseur ;
- par l’acheteur ;
- par le logiciel de gestion ou de comptabilité.
Combien de temps une facture reste-t-elle dans un statut ?
Il n’existe pas de durée fixe. Une facture peut rester quelques secondes dans certains statuts automatiques ou plusieurs jours dans un statut nécessitant une validation humaine.
Une facture peut-elle revenir à un statut précédent ?
Non. En règle générale, les statuts suivent une progression chronologique afin de garantir la traçabilité du cycle de vie de la facture. Lorsqu’une erreur est détectée, une régularisation est effectuée via un avoir et une nouvelle facture plutôt que par un retour en arrière.
Que signifie le statut « Mise en paiement » ?
Ce statut indique que la facture a été validée et intégrée au processus de règlement. Le paiement est programmé, mais il n’a pas encore été exécuté.
Le statut « Payée » signifie-t-il que l'argent est déjà reçu ?
Oui. Ce statut confirme que le règlement a été effectué selon les informations disponibles dans le processus de paiement de l’entreprise.
Pour aller plus loin : les informations officielles sont disponibles sur service-public.fr et impots.gouv.fr.
